Zacznij od pytania, które wraca
Wybierz jedno pytanie zadawane regularnie przez zespół. Na przykład: jakie ustalenia dotyczą reklamacji tego klienta? Zidentyfikuj dokumenty i wiadomości potrzebne do odpowiedzi oraz osoby, które mogą z nich korzystać.
Ten krok wyznacza zakres pierwszego zastosowania. Łatwiej ocenić użyteczność odpowiedzi dla konkretnej sprawy niż dla nieokreślonej obietnicy dostępu do całej wiedzy firmy.
Zachowaj kontekst materiału
Przy treści zachowaj odnośnik do źródła, datę, wersję i powiązanie z produktem, klientem lub sprawą. Ustal, jak rozpoznać dokument zastąpiony nowszym oraz jak postąpić, gdy dwa materiały sobie przeczą.
Uprawnienia również należą do kontekstu. Dostęp do narzędzia wyszukiwania nie powinien automatycznie oznaczać dostępu do wszystkich materiałów, które firma przechowuje.
Sprawdź odpowiedź razem ze źródłem
Oceniając rozwiązanie, sprawdź, czy znaleziony materiał dotyczy właściwego obiektu i czy nadal obowiązuje. Samo podobieństwo treści nie wystarcza do potwierdzenia konkretnego ustalenia.
Przygotuj także pytanie bez odpowiedzi w materiałach. Użyteczny proces powinien wskazać brak informacji i umożliwić uzupełnienie źródeł. W ARGO zaplecze danych i przetwarzania materiałów jest fundamentem Kastora; kolejne scenariusze pracy i orkiestrację rozwijamy etapami.
Do sprawdzenia w Twojej firmie
- Wiemy, na jakie pytanie ma odpowiadać pierwszy scenariusz.
- Materiały zachowują źródło, datę i powiązanie ze sprawą.
- Rozróżniamy aktualną wersję od archiwum.
- Sprawdzamy uprawnienia i zachowanie przy braku informacji.
